人生を切り拓くために「一日を有意義に過ごす」には、大きく分けて二つの発想法があるように思います。
一つ目はゴールを先に設定し、そこへ最短で辿りつくために、一日一日をどのように積み上げていくか、という考え方です。
[著] ハロルド・シドニー・ジェニーン
[訳] 田中融二
[解説] 柳井 正
[出版社]プレジデント社
個人的には、この考え方は経営者向きだと感じています。私は数年前、「プロフェッショナルマネージャー（プレジデント社）」という本を読んでとても感銘を受けましたが、その冒頭に「本を読む時は、はじめから終わりへと読む。ビジネスの経営はそれとは逆だ。終わりから始めて、そこへ到達するためにできる限りのことをするのだ」と書いてあります。著者のハロルド・ジェニーンはITTという会社のCEOとして14年半連続増益という金字塔を打ち立てた人物ですから、これは正しい考え方なのでしょう。
ただし、繰り返しになりますが、この考え方は経営者にとっての理想形であり、多くのビジネスマンにはもう一方の発想法があてはまる気がしています。
それは、目の前の仕事を一生懸命やっていれば、道が拓けるという考え方です。
自分自身の体験で言えば、これはリアリティがあります。私は数年前、東レ経営研究所の社長はすでにしていましたが、メディアに出たことのない世間的には全く無名の人間でした。それが雑誌「AERA」のカエリーマン特集で、３人の取材対象者のうちの一人として取り上げられたことで環境が一変しました。
後日、その記事を読んだ大手企業の人事部の方より「弊社の部長以上の役職者に講演をしてくれないか」と連絡がありました。私はそれまで講演をした経験はなく、ただ一生懸命になって原稿を書き、無我夢中で話した記憶があります。
そして、その講演を録音したテープをたまたま聞いた出版社の社長から「本を書いてみませんか」とお誘いがありました。本はさすがに…と迷って家族に相談したところ「ぜひ書いてみなさいよ」と背中を押され、慣れない原稿をなんとか書き上げ一冊の本にまとめました。この出版をきっかけに朝日新聞の「人」という欄で紹介されたところ、複数のTV局から取材依頼があり、自分で言うのもおこがましいのですが、今ではメディアの取材や講演の依頼が絶えない状態です。
私がここで言いたいことは、自分が最初にしたことはたった一回の講演だったということです。それがきっかけとなり、最終的には今の状態に辿りつきました。何かの大きな目標を掲げていたのではなく、ただ目の前のことを一生懸命やり続けてきた結果なのです。だからといって、私は短絡的に「小さなことやつまらないことを毎日一生懸命やっていれば必ず道が拓ける」とは言い切れません。それが大きな結果につながらないケースもたくさんあるはずです。
しかしこれだけは、はっきりしています。目の前の仕事に日々一生懸命取り組まなければ、運命が拓くことなど絶対にないのです。
ここまで、目の前の仕事を毎日一生懸命やろう、とお話ししてきましたが、残業を気にせず、ただがむしゃらにやることをお薦めしているわけではありません。一生懸命するにも効率的なやり方というのがあります。
それは、仕事の手を抜くということです。ここだけ読むと、今までの話とちょっと矛盾するようですが、決してそうではありません。私は仕事にとりかかる前に必ず「この仕事は１時間で終わらせよう」「これは30分程度かければいいな」と決めます。そして、予め決めた時間が来ると、ほとんどの仕事が予定通りに終わります。
しかし多くの方が１時間で終わらせよう、と決めたとしても、実際には２時間、３時間…と予定時間をオーバーしてしまいます。この差はいったい何でしょうか。種明かしをすればカンタンなことです。それは、時間に合わせて仕事の完成度を落とせば良いのです。
少し乱暴に聞こえるかもしれませんが、会社の仕事でそんなに重要なことってそうそうないんです。会社の仕事とは大半が雑用みたいなものです。割合で言うと、重要な仕事は全体のうち２割あるかないか、残りの８割は手を抜いても問題にならないような、どうでもよい仕事です。
人間とは本当に不思議なもので、重要な仕事もどうでもよい仕事も両方、80％の完成度に仕上げようとします。この部分をさらに突っ込んで言えば、どうでもよい仕事はカンタンな内容が多く、完成度を高めることが容易にできます。それだけに、誰にも求められていない部分にまでこだわってつい完成度を高くしてしまいがちです。
その一方で、重要な仕事は複雑な内容が多く、完成度を高めることが困難なのです。
８割のどうでもよい仕事に時間をかけてしまう人は、それだけで大半の時間を消費してしまい、重要な仕事を詰め切れないリスクを追わなくてはなりません。大事なことは、仕事にとりかかる前に完成度を何%にするかを決めることです。これは完成度30％…これは完成度50％…といった風に完成度を落とせば時間が生まれ、重要な仕事により多くの時間をかけることができます。重要な仕事の完成度が高いということは、あなたの評価が高まるということです。どうでもよい仕事の完成度で能力を評価する会社などないのです。
もう一つ、要となるのがタイムプランニングです。
私はプランニング魔で、数年先…一年間…一ケ月…一週間…のうちに「どの仕事をいつまでにどのように」進めるかを決めています。このスクールは一日がテーマなのであまり触れませんが、プランニングを行うことで、仕事のプライオリティも明確になりますし予測能力も向上します。
一日のプランニングも、もちろん行っています。通勤中にプランニングをすることが多いので、会社に到着した時点で、何と何を行えば今日の仕事は終了かが明確になっています。何十年もプランニングをしてきたので、だいたい予測通りの時間には終わります。たまに予定よりも随分早く夕方くらいの段階で仕事が完了することもあり、そんな時にはいつもより大きな充実感が味わえます。
一日のプランニングのポイントになるのは、情報処理にかかる時間をどう読むかということです。
仕事には業務処理と情報処理の２種類があります。「業務処理は自分一人でする」仕事です。「情報処理は人とする」仕事です。例えば私の場合、今日は６人の部下が「社長、相談があります」といきなり飛び込んできました。このようなことを事前に予測し、今日は８時間仕事に使えるけど、部下とのやりとりに２時間はとられるな、といった風に一日の計画に情報処理の時間を組み込んでおくことが重要です。
