その日コンタクトをとる人を書き出す

では、仕事には二種類あるってことを意識しつつ、今日一日のタイムプランニングを実際にしてみよう。「打ち合わせなどの他人とのコミュニケーション」の仕事の整理方法は、その日のうちに電話やメールなどでコンタクトをとらないといけない相手の名前を書き出す。

もちろん、書き出し終わったらどんどんコンタクトをとらなきゃダメだよ。これを後回しにする人がけっこういるんだけど、午前中にメールを出していたらその日のうちに返信してもらえたかもしれないのに、相手が外出してしまって翌日の返信になるってことも考えられる。
最悪、翌日から相手が病欠や出張で会社にいないかもしれないよ。そしたら返信が数日ズレてしまう。

これが回り回って自分を苦しめる。だから、こういうことは「前倒しする」癖をつけた方が得なんだ。

今日一番重要な仕事だけを書き出す

「書類作成などの自分一人で行うデスクワーク」の整理方法はもっと簡単。今日絶対に終わらせないといけない大事なことだけを一つ二つ書き出す。それができたらその大事な仕事を何時から何時の間にやるかを決める。たったこれだけ。

「あれ？細かい仕事の方はどうなった？」って人もいるだろうね。極端に言うと、そんなのどうでもいい、ほっとけと。まぁ、どうでもいいは言い過ぎたな（笑）。本当は細かい仕事も全部把握できればいいんだけど、それってすごく訓練が必要なんだよ。数学だって、足し算や九九という基本を習って、それで方程式や微分積分に進めるわけ。タイムプランニングだってはじめから難しいことはできない。

だから、ビギナーの人は大事な仕事さえ決めたら、細かい仕事はそれにくっついてくるくらいにイメージした方がいい。いきなり今日一日やることの全てを書き出して、その全てを何時からやるなんて突然決めていったら、きっと頭痛くなちゃうよ。

大事なことを一つだけ決めてそれを忘れずにきっちりこなすだけでも、続けていれば周囲の評価は大きく変わってくる。あいつはやる時はやるなって、一目置かれちゃうわけだ。次のステップに進むのはそれからでいいんだよ。

今日一日のプランは５～10分で作る

ここまで仕事には２種類あって、それぞれの整理方法を解説してきたわけだけど、これに長い時間をかける必要はないよ。仕事をスタートする前の５～10分でささっと済ませれば十分。本当に一番大事な仕事はこれだっけ？なんて心配しすぎなくていい。それが当たっていたか、間違っていたかは、後日分かるのだから。その結果を見ながら、直していけばいい。

何よりも大事なのは、継続すること。よく継続は力なりって言うけど、これって単なる精神論じゃない。無理なく続けられるやり方も含めて、継続は力なんだよ。そんな細々と長い時間かけてタイムプランニングをしてたら、ほとんどの人は挫折しちゃう。数十分もタイムプランニングして、これから仕事始めますって言ったら上司だって、お前何やってんだって怒っちゃうよ。